その会議、必要ですか

 先日、ニュースでソフトウェア会社が行った日本の営業に関する意識、実態調査の結果が報じられていた。「営業に関する業務の中で『無駄』と思うことは何ですか」という問いで、1位は社内会議、2位は社内報告業務、3位は営業先の担当者に会えず再訪という結果。また、働く時間の25%が無駄であると感じているとのことで、その経済損失は年間約8300億円に相当するという。

 「無駄な会議」は、「議論する必要があるテーマなのか」「どんなゴールを目指して話しているのか」「なぜここに自分がいるのか」という疑問が重なり、「会議が終わっても何も決まっていない」「ダラダラと続き、終了時刻が延びる」「ささいな議題で会議を開く」「話が脱線する」「偉い人だけが喋っている」などが、無駄だと感じる要因らしい。別の調査では、業績が好調な企業は「意思決定する会議」が多く、下降している企業では「情報共有の会議」が多いという結果も。世界を代表する企業Apple、google、トヨタなどでは、それぞれの会社の特色に合わせ、会議が無駄な時間にならないよう「できるだけ参加人数を少なくする」「対等な関係でディスカッションできる環境を作る」「終了時間を設定しておく」などルールを設け、合理的かつ生産性を追求しているという。

 会議の無駄は、営業職、大企業に限ったことではない。働き方改革が叫ばれる中、休みを増やしたり、残業を減らしたりしなければと考えながらも具体策が見つからない中小企業は、思い切って会議や朝礼などについて見直してみるのはどうだろうか。もちろん、会議は必要で、すべてが無駄ではないが、その内容が建設的であれば、生産性だけでなく、社員の意欲向上など、相乗効果も期待できるのでは。(陽)

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